راهنمای خرید فتوکپی

توجه به میزان حجم کار

 اگر تعداد برگ هایی را که قرار است در طول ماه کپی بگیرید زیاد بالا نباشد و تعدادی محدود را شامل گردد، می توانید برای این کار از پرینتر به جای کپی استفاده نمایید. پرینترها، قیمتی بصرفه تر از دستگاه های کپی دارند و برای گرفتن کپی های محدود، به اصطلاح کار راه انداز هستند. برای مثال اگر حجم کپی های گرفته شده شما در هر ماه ۵۰۰ برگ یا کمتر است، پرینترهایی مناسبی برای این کار وجود دارند. لیکن اگر حجم کار بالا باشد مواد مصرفی پرینتر هزینه بالایی را به شما تحمیل خواهد کرد و بهترین راه تهیه کپی است.

شرایط خرید دستگاه کپی رنگی

 دستگاه های کپی، رنگی یا تکرنگ (سیاه و سفید) هستند که کاربر پیش از انتخاب هر یک از آنها می بایست به نیاز خویش توجه داشته باشد. در صورتی که تهیه دستگاه کپی رنگی چندان ضروری نباشد بهتر است انتخاب نخست شما دستگاه سیاه و سفید باشد زیرا علاوه بر اینکه دستگاه کپی رنگی از دستگاه تکرنگ گران تر است هزینه نگهداری آن نیز (شامل مواد مصرفی و هزینه ی سرویس و نگهداری) چند برابر فتوکپی تکرنگ است.

توجه به سایز برگ استفاده شده توسط دستگاه

نکته دیگری که پیش از تهیه دستگاه می بایست مدنظر قرار گیرد سایزهایی (سایز برگ) است که دستگاه از آنها پشتیبانی می کند. کاربر می بایست سایزهایی را که از دستگاه انتظار دارد، مدنظر قرار دهد و پیش از تهیه دستگاه، از پشتیبانی آنها توسط دستگاه کپی اطمینان حاصل کند. کاغذهای پرکاربرد در کشور ما A3 و A4 و A5 هستند که دستگاه های بسیاری از این ابعاد پشتیبانی می کنند.

توجه به تعداد و حجم کاست

دستگاه های فتوکپی دارای بین یا کاست هایی هستند که کاغذهای مورد نیاز جهت استفاده دستگاه در درون آنها قرار داده می شود.حال در این میان توجه به دو نکته ضروری است یک آنکه شما به چند نوع کاست (کاغذ مورد استفاده در کاست) احتیاج دارید و دو آنکه ظرفیت هر کدام از این کاست ها چند برگ است. برای مثال ممکن است شما به دنبال دستگاهی باشید که هر دو مخزن کاغذ A4 و A5 را داشته باشد و هر کدوم از آنها حداقل ۱۰۰۰ برگ ظرفیت داشته باشد. بنابریان پیش از تهیه دستگاه بهتر است از وجود این امکانات در آن مطمئن گردید. البته در مواردی این امکان وجود دارد که مخازن کاغذ به طور جداگانه تهیه گردد و به دستگاه اضافه شود.

سرعت دستگاه کپی

 سرعت تکثیر یکی دیگر از پارامترهایی است که در صورت نیاز می بایست پیش از تهیه دستگاه آن را مدنظر قرار داد. به عنوان یه راهنمای کلی، اگه تعداد تکثیر ماهانه ی شما حدود ۶۰۰۰ برگ باشد، سرعت تکثیر ۲۰ تا ۳۰ برگ در دقیقه، سرعت مناسبی هست. البته مثل همیشه سرعت همه چیز نیست و می بایست ویژگی های دیگر دستگاه نیز مدنظر قرار گیرد.

تعداد برگ های کپی شده در هر ماه:

یکی دیگر از نکات قابل توجه در مورد دستگاه کپی توجه به تعداد برگ هایی است که در هر ماه کپی می شود. اگر شما کاربر دائمی این دستگاه ها باشید احتمالاً از تعداد برگهای کپی شده دستگاه خویش در هر ماه آگاه باشید. اگر قصد خرید یک دستگاه نو و جدید را دارید جهت محاسبه استاندارد، میزان تکثیر فعلی را در ۱٫۲ ضرب نمایید و اگر آمار احتمالی چندان دقیق نباشد بهتر است میزان تکثیر را در ۱٫۵ (یک و نیم) ضرب نمایید. با این کار می بایست به عددی برسید که توسط شرکت سازنده به عنوان عدد استاندارد جهت گرفتن کپی اعلام شده است. حال اگر عدد منتج از این محاسبه برای مثال ۹۰۰۰ برگ باشد ولی عدد اعلام شده توسط شرکت سازنده ۶۰۰۰ برگ باشد مشخص می گردد که شما انتخاب مناسبی نداشته اید و این دستگاه با گذشت زمان، به سبب فشار بالای کار و استهلاک احتمالی قطعات دچار افت شدید در عملکرد خواهد شد.

امکان کپی گرفتن دو رو:

اگر قابلیت تهیه کپی دو رو برای شما مهم است بهتر است در حین خرید دستگاه به بودن این ویژگی در آن توجه کنید. امکان گرفتن کپی دو رو با دستگاه تقریباً هزینه کاغذ مصرفی را به نصف می رساند و بسیار بهینه و بصرفه است. از سویی دیگر نقش بسزایی در حفظ محیط زیست دارد.

قابلیت بزرگ نمایی و کوچک نمایی تصویر و اسناد

اگر قابلیت بزرگ نمایی و کوچک نمایی اسناد و مدارک توسط دستگاه برای شما مهم است بهتر است پیش از خرید دستگاه کپی، به بودن این قابلیت در دستگاه توجه نمایید. در اینصورت بررسی نمایید که دستگاه تا چه اندازه می تواند اسناد شما را کوچکتر یا بزرگتر نماید.

زمان لازم برای شروع به کار دستگاه و گرفتن نخستین برگ کپی

این آیتم به ویژه برای کاربرانی مهم است که فاصله زیادی میان گرفتن هر برگ کپی آنها وجود دارد؛ به عبارت دیگر در طول روز کپی های تکی بسیاری توسط دستگاه می گیرند و در فاصله های زمانی ایجاد شده دستگاه را خاموش می کنند. در صورتی که شما نیز مصداق این وضعیت هستید بهتر است پیش از تهیه دستگاه به زمان لازم جهت راه اندازی دستگاه و گرفتن نخستین برگ کپی آن دقت نمایید.

چندکاره بودن دستگاه کپی

بیشتر دستگاه های فتوکپی جدید، کار اسکنر را نیز انجام میدهند و بعلاوه می توان به عنوان پرینتر هم میتوان از آنها استفاده کرد. برخی از دستگاه های کپی قابلیت اتصال به شبکه را نیز دارا هستند. این نکته را نیز در نظر داشته باشید که برخی از دستگاه های کپی تکرنگ (سیاه و سفید) امکان اسکن رنگی را دارند.

امنیت دستگاه کپی 

در راهنمای خرید فتوکپی ریکو بهتر است از امنیت دستگاه کپی نیز صحبت کنیم. این امکان در برخی از دستگاه های کپی وجود دارد که کاربر و رمز عبور وی را شناسایی نمایند تا اگر برای مثال کاربر ایکس از اتاق خویش دستور چاپ فرستاد، چیزی توسط دستگاه چاپ نشود تا کاربر ایکس با حضور در کنار دستگاه و وارد ساختن پسورد و نام کاربری اقدام به کپی نماید. این امکان نیز در برخی از دستگاه های کپی وجود دارد که اسناد را در حافظه خویش ذخیره سازند تا در موقعیت های بعدی نیازی به اسناد اصلی نباشد.

توجه به سایر قابلیت های دستگاه کپی

برخی دیگر از ویژگی هایی که ممکن است در دستگاه کپی وجود داشته باشند و کاربر می تواند پیش از تهیه دستگاه به آنها توجه نماید عبارتند از:

• قابلیت اسکن چند کاغذ به طور اتوماتیک که بهADF) automatic document feeder) معروف است
• وجود سوراخ کن
• وجود منگنه زن
• وجود سُرتر (مرتب کننده کاغذ)
• توجه به بودجه
• توجه به مسئله پشتیبانی و خدمات پس از فروش دستگاه
• توجه به هزینه مواد مصرفی