تصور کنید یک دستگاه کپی جدید برای محل کارتان خریدهاید، اما بعد از مدتی متوجه میشوید که سرعتش کم است، هزینههای جانبیاش زیاد است و امکاناتش هم آن چیزی نیست که انتظار داشتید. حالا نه میتوانید از انتخاب دستگاه کپی خود راضی باشید، نه راه برگشتی دارید! اینجاست که اهمیت پرسیدن سوالات قبل از خرید دستگاه کپی مشخص میشود.
انتخاب یک دستگاه کپی، چیزی فراتر از قیمت و ظاهر آن است. باید بدانید که آیا دستگاه برای حجم کاری شما مناسب است؟ هزینههای جانبی آن چقدر خواهد بود؟ کیفیت چاپش در چه سطحی است؟ در این مقاله، به سوالاتی می پردازیم که قبل از خرید دستگاه کپی باید بپرسید تا از انتخاب خود مطمئن شوید.

حجم کاری دستگاه کپی چقدر باید باشد؟
یکی از مهمترین فاکتورها در خرید دستگاه کپی، میزان استفاده روزانه از آن است. اگر کسبوکار شما نیاز به چاپ و کپی تعداد زیادی سند در روز دارد، باید دستگاهی با ظرفیت بالا و سرعت مناسب انتخاب کنید. مدلهای خانگی یا کوچک معمولاً برای حجم کاری کم طراحی شدهاند و اگر بیش از حد از آنها استفاده شود، عمر مفیدشان کاهش پیدا میکند. در مقابل، دستگاههای اداری و صنعتی برای کارهای پرحجم ساخته شدهاند و میتوانند بدون افت کیفیت برای مدت طولانی کار کنند.
کیفیت چاپ دستگاه کپی چقدر است؟
کیفیت چاپ بهویژه برای شرکتهایی که اسناد رسمی، تبلیغاتی یا گرافیکی تولید میکنند، بسیار مهم است. کیفیت چاپ یک دستگاه کپی با واحد “dpi” (نقاط در اینچ) مشخص میشود. دستگاههایی با dpi پایین برای چاپ متنهای ساده مناسب هستند، اما اگر به چاپ تصاویر باکیفیت نیاز دارید، باید مدلهایی با رزولوشن بالاتر انتخاب کنید. همچنین، برخی مدلهای حرفهای قابلیت تنظیم کیفیت چاپ را دارند که برای کسبوکارهایی که به ترکیب کیفیت و سرعت نیاز دارند، گزینه مناسبی محسوب میشوند.
هزینه های جانبی خرید دستگاه کپی چقدر است؟
هزینه اولیه خرید دستگاه کپی تنها بخشی از هزینههای کلی آن است. هزینههای جانبی مانند تونر، کارتریج، درام، قطعات یدکی و سرویسهای دورهای میتوانند در طولانیمدت تأثیر زیادی بر هزینههای کسبوکار شما داشته باشند. برخی دستگاهها قیمت پایینی دارند اما مواد مصرفی آنها گران است. بنابراین، قبل از خرید باید بررسی کنید که هزینه تعویض قطعات و مواد مصرفی دستگاه چقدر خواهد بود و آیا قطعات آن بهراحتی در بازار موجود است یا نه.
آیا دستگاه کپی قابلیت اتصال به شبکه دارد؟
در محیطهای کاری که چندین کارمند نیاز به استفاده از یک دستگاه کپی دارند، قابلیت اتصال به شبکه یک مزیت مهم محسوب میشود. انتخاب دستگاه فتوکپی هایی که از طریق Wi-Fi یا کابل شبکه به سیستمهای مختلف متصل میشوند، باعث افزایش سرعت کار و کاهش نیاز به جابجایی فایلها بین سیستمهای مختلف خواهند شد. اگر تیم شما نیاز دارد که از راه دور یا از طریق گوشی موبایل نیز اسناد را چاپ کند، بررسی کنید که دستگاه از این قابلیتها پشتیبانی میکند یا خیر.
آیا دستگاه کپی قابلیت چاپ دو رو دارد؟
چاپ دو رو یکی از قابلیتهایی است که میتواند تأثیر زیادی بر کاهش هزینههای کاغذ و افزایش بهرهوری داشته باشد. اگر روزانه حجم زیادی از اسناد را چاپ یا کپی میکنید، خرید دستگاه کپی هایی که بهصورت خودکار از چاپ دو رو پشتیبانی میکنند، میتوانند هزینههای شما را کاهش داده و به حفظ محیطزیست کمک کنند. در برخی مدلها، چاپ دو رو بهصورت دستی انجام میشود که ممکن است باعث کاهش سرعت کار شود.
کدام برند ها برای خرید دستگاه کپی قابل اعتماد تر هستند؟
برندهای مختلفی در بازار دستگاههای کپی فعالیت دارند که هرکدام ویژگیهای خاص خود را دارند. برندهایی مانند کانن، شارپ، اچپی و ریکو به دلیل کیفیت بالا و پشتیبانی مناسب، از محبوبترین گزینهها در بین کاربران هستند. هنگام انتخاب برند، علاوه بر بررسی ویژگیهای فنی، باید نظرات کاربران و میزان دسترسی به خدمات پس از فروش را نیز در نظر بگیرید. برخی برندها ممکن است دستگاه هایی باکیفیت تولید کنند، اما به دلیل محدودیت در قطعات یدکی و خدمات، گزینه مناسبی برای خرید نباشند.
آیا دستگاه کپی گارانتی و خدمات پس از فروش مناسبی دارد؟
دستگاه های کپی به دلیل استفاده مداوم، ممکن است پس از مدتی به سرویس و تعمیر نیاز داشته باشند. بنابراین، بررسی شرایط گارانتی و خدمات پس از فروش قبل از خرید دستگاه کپی ضروری است. مدتزمان گارانتی، نحوه ارائه خدمات و میزان دسترسی به مراکز تعمیر دستگاه کپی ازجمله فاکتورهایی هستند که باید بررسی شوند. خرید دستگاه کپی که گارانتی معتبر ندارد یا خدمات پس از فروش آن ضعیف است، میتواند در بلندمدت هزینههای زیادی برای شما ایجاد کند.
آیا دستگاه کپی قابلیت اسکن و پرینت هم دارد؟
برخی دستگاههای کپی تنها برای کپی گرفتن طراحی شدهاند، درحالیکه برخی دیگر دارای قابلیتهای چندمنظوره (MFP) هستند و علاوه بر کپی، میتوانند اسناد را اسکن، فکس و پرینت کنند. اگر در محیط کاری شما نیاز به انجام این وظایف وجود دارد، بهتر است به فکر خرید دستگاه کپی چندکاره باشید تا علاوه بر کاهش هزینه خرید تجهیزات جداگانه، فضای کمتری نیز اشغال شود.
سرعت چاپ دستگاه کپی چقدر است؟
سرعت چاپ یکی از فاکتورهای کلیدی برای کسبوکارهایی است که حجم بالایی از اسناد را روزانه چاپ میکنند. سرعت چاپ با واحد “PPM” (صفحه در دقیقه) مشخص میشود. اگر در دفتر کاری شما روزانه تعداد زیادی سند چاپ میشود، بهتر است دستگاهی با سرعت ۳۰ تا ۵۰ صفحه در دقیقه یا بالاتر انتخاب کنید. دستگاههای کندتر ممکن است باعث ایجاد تأخیر در کارها شوند و بازدهی کارکنان را کاهش دهند.
آیا دستگاه کپی از کاغذ های مختلف پشتیبانی میکند؟
اگر نیاز به چاپ روی انواع مختلف کاغذ دارید، باید اطمینان حاصل کنید که دستگاه کپی از سایزهای متنوعی مانند A3، A4، لیبل، پاکت نامه و مقوا پشتیبانی میکند. برخی مدلها تنها برای چاپ روی یک نوع کاغذ طراحی شدهاند و اگر نیاز به تنوع در نوع کاغذ دارید، باید مدلی را انتخاب کنید که انعطافپذیری بیشتری داشته باشد.
چه مقدار بودجه برای خرید دستگاه کپی در نظر گرفتهاید؟
قیمت دستگاههای کپی بسته به ویژگیها و برند آنها متفاوت است. برخی دستگاهها قیمت پایینی دارند اما هزینههای جانبی بالایی دارند. بنابراین، قبل از خرید باید مشخص کنید که چقدر میخواهید برای خرید دستگاه کپی هزینه کنید و آیا هزینههای جانبی آن برای شما مقرونبهصرفه خواهد بود یا نه. همچنین، بررسی کنید که آیا امکان خرید دستگاه کپی به صورت اقساطی وجود دارد یا نه، زیرا برخی مدلهای حرفهای قیمت بالایی دارند و ممکن است خرید نقدی آنها دشوار باشد.
میزان مصرف برق دستگاه کپی چقدر است؟
خرید دستگاه کپی صنعتی و اداری معمولاً مصرف برق بالایی دارد. اگر کسبوکار شما به بهرهوری انرژی اهمیت میدهد، بررسی میزان مصرف برق دستگاه و داشتن حالت صرفهجویی (Eco Mode) میتواند در کاهش هزینههای انرژی مؤثر باشد. هنگام انتخاب دستگاه فتوکپی، بهتر است مدلهایی را انتخاب کنید که دارای استانداردهای مصرف بهینه باشند.

آیا دستگاه کپی نویز زیادی تولید میکند؟
برخی دستگاههای کپی در هنگام کار صدای زیادی ایجاد میکنند که میتواند باعث آزار کارکنان شود. اگر در یک محیط اداری آرام کار میکنید، بهتر است مدلهایی با فناوری کاهش نویز را انتخاب کنید. هنگام انتخاب دستگاه فتوکپی، توجه به میزان صدای تولیدی آن میتواند تجربه کاری شما را بهبود دهد.
آیا دستگاه امکان شخصی سازی تنظیمات را دارد؟
برخی مدلهای پیشرفته امکان تعریف پروفایلهای کاربری مختلف را دارند که به کاربران اجازه میدهد تنظیمات دلخواه خود را برای کپی، اسکن و چاپ ذخیره کنند. این ویژگی در محیطهای کاری با کاربران متعدد، باعث صرفهجویی در زمان میشود. قبل از انتخاب دستگاه فتوکپی، بررسی کنید که آیا دستگاه قابلیت تنظیمات اختصاصی برای کاربران مختلف را دارد یا خیر.
آیا دستگاه کپی قابلیت مدیریت از راه دور دارد؟
برخی مدلهای جدید امکان کنترل از راه دور را دارند که به مدیران IT اجازه میدهد دستگاه را از طریق یک داشبورد مرکزی مدیریت کنند، مصرف تونر را بررسی کنند و مشکلات را سریع برطرف کنند. اگر در یک سازمان بزرگ کار میکنید، این قابلیت میتواند مفید باشد. در زمان خرید دستگاه کپی، این ویژگی میتواند تأثیر زیادی در بهرهوری و کاهش هزینههای نگهداری داشته باشد.